【2022年1月施工予定】電子帳簿保存法の改正ポイントと実務

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電子帳簿保存法ってなに?

「電子帳簿保存法」とは、国税関係の帳簿書類を紙でなく、電子データでの保存を認めた法律。意外と歴史は長く1998年に制定されました。帳簿や決算書などの紙文書主体の手続きの電子化を促進を目的としています。

電子保存により業務効率化、コストの削減が実現できますが、クリアすべき要件が多いこともあり、これまでは電子化完全導入には至らない会社が殆どでした。

2005年にはe-文書法の施行に伴いスキャナ保存制度の創設され、2015年には電子署名も不要になるなどスキャナ保存制度が緩和されました。2016年にはスマートホンで撮影したデータの保存もOKとなり、2020年にはキャッシュレス決済においてく電子取引明細でも保存OKに変わり、時代とともに導入のハードルが下がってきています。

そして、2022年1月に新たに改正が施工予定であり、ますます電子化実現の方向に進んでいます。

結構昔からある法令にも関わらず、全然電子化進んでいないですよね。いざ実行しようにも諸法令や会社内ルールなど色々としがらみが多く、障壁をクリアするよりも紙のままやった方が楽だよね。という雰囲気が主要因と思われます。

うい(筆者)

メリットが労力を大幅に上回るようにならないと、正直やる気が起きない というのも現実問題ありますね。

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電子帳簿保存法の障壁

従来、電子データ保存をするためには、その運用開始の3ヶ月前までに税務署で手続きを行う必要があり、利用システムを所定の申請書に記載したうえで事務手続の概要書類の提出が必要でした。

申請書提出からの3ヶ月は申請内容、保存方法が適正かどうかの精査期間であり、承認が得られるまで待機しなければなりません。手間や承認期間の長さを考えると、メリットより労力が上回っていると考えられ、電子化に移行しない会社が多いのはなんだか当然の結果な気がします。

また、電子化移行後の税務調査でなんらかの不備を指摘される可能性もあり、手間どころかリスクもあることを考慮すると、今まで通り紙のまま保存した方が良くない?となりそうですよね。

うい(筆者)

そりゃ電子化浸透しないよなぁ・・・と思ってしまいますね。

電子帳簿保存法改正の6つのポイント

主な改正は、以下6つです。

①承認制度の廃止

②タイムスタンプ要件の緩和

③適正事務処理要件の廃止

④検索項目の要件緩和

⑤書面保存無効

⑥罰則規程

今回の改正は、かなり踏み込んだ内容となっております

私の会社では以前電子化移行の検討をしましたが、タイムスタンプ要件、適正事務処理要件が障壁となり断念しました。

出張経費の処理は営業課員がそれぞれ管理しているのですが、海外出張ですと長期に渡ることが多々あり、海外出張中に領収書を営業課員が適切に管理し、そのすべてに3日以内にタイムスタンプを押すことは事実上不可能であると結論付けられました。

タイムスタンプを押せなかった領収書に係る経費について、営業課員に自己負担させるのか?という話に発展してしまい、ちょっとした揉め事になりました。

また、適正事務処理要件についても、定期検査時に原本とデータを照合する必要があり、それまで原本を捨てられないとなると紙・データの二重管理になり煩雑なため、現実的じゃないよね。と諦める要因となりました。

タイムスタンプ、適正事務処理要件が廃止になったことで、電子化導入がついに現実味を帯びてきました・・・!

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実務ではなにから始めるべきか

まずは、法改正の内容の理解と、自社の書類になにがあるのかを再確認しましょう。

おそらく多くの会社では、文書ごとに保存年数を取り決めたルール・規程があると思われますので、そのくくりごとに一つ一つ判断していくことになります。

一般的には、経理部とシステム関連の部署での協業になると思われます。当社も経理部、システム部において検討を行っております。

今まさに検討を行っておりますが、システム上の制約や、自社規程等との整合性など、考慮すべきところ、障壁が多岐に渡り、苦しんでいます。笑

最後に

今回の改正により、電子化に移行する会社は大幅に増えると考えられます。

しかし、だいぶシンプルになったとはいえ、まだまだややこしい箇所が多いので検討は慎重に行いましょう。

今まさに私は対応していますが、足元をすくわれないように色々と調査している所です。進展しましたら、またブログに書きたいと思います。

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