この記事でわかること
- 英語の残高確認書の目的
- 英語の残高確認書の書き方
この記事では英文の残高確認書の書き方を説明します。
残高確認書について知りたい人は、まずは↓の記事をご覧いただければと思います。
英文の残高確認書が届いたらどうすればよいか
それはある日突然届きます。
見慣れない封筒を開封すると紙に英語びっしり。
今よりも英語に慣れていないときは開いた瞬間破って捨てたくなりました（笑）
会社により対応部署が異なりますが、経理部門が対応する場合が多いので、まずは自社の対応部署を確認しましょう。
もしあなたが対応する場合は、下記の通り処理しましょう。
日本語で書かれた残高確認書とやることは一緒です。
送られてきた会社が売掛金の残高を聞いてきたのであれば、自社の買掛金残高を記載すればOKです。
その際、金額に差があったとしてもありのまま残高を記載すれば問題ありません。
もし差額の理由がわかれば、備考欄などに記載しましょう（義務ではありませんのでできる範囲でOKです）
そして会社名を記入、回答責任者（営業部長や経理部長）がサインします。
日本国内の残確ではハンコを押しますが、英語圏ではサインが一般的です。
使われる単語は限られている
英語が苦手な方でも、英文の残高確認書は回答可能です。
残確で使われる単語は限られています。
長々と英文が書いてあるので、目が眩んでしまうかもしれませんが、見るべきポイントは決まっています。
見るべきポイントは相手の会社名、いつの時点か、勘定科目、その金額です。
accounts receivable というのは売掛金という意味で、accounts payable というのは買掛金を意味します。
大体は売掛金と買掛金を回答するのが殆どですのでまずはこの単語を覚えましょう。
また、なにを聞かれているのか自信がない場合は、correct ・incorrect欄にチェックをいれず、取引先に対する全債権債務の残高の明細を添付して先方に見てもらいましょう。
勘定科目の日本語名の横に英語でreceivable 等を記載してあげれば先方も理解可能です。
内容がわからないときや時間がないときは、会社名、責任者のサイン、確認した日を記載し、取引先に対する明細を添付して送ってしまいましょう。
残高確認書によく出てくる英単語
英文残高確認書を処理する上でおさえておきたい単語を軽く見ておきましょう。
困ったときはGoogle翻訳に頼りましょう。
accounts receivable 売掛金
accounts payable 買掛金
balance 残高
attachment 添付
Audit 監査
auditors 監査人
confirmation 確認
amount 金額
notes 手形
envelope 封筒
the fiscal year 会計年度
大体書いてある内容はどの残確も同じなので、すべてを読む必要はありません。
この時点のこの勘定科目残高はいくらか を先方は聞きたいだけなので、帳簿の残高をそのまんま書いて送りかえしてあげましょう。
最後に
英語の残高確認書の処理方法についてご説明しました。
英語が大量に書いてあるので慣れていないと焦ると思いますが、パターンは限られており記載方法も簡単ですので大丈夫です。落ち着いて処理を行いましょう。
うい（筆者）残確もデジタル化が進んできていますのでいずれ紙は無くなるでしょう。
