この記事はこんなひと向け
- 税務署から電話がきた際の対応方法が知りたいひと
- 税務署の質問にうまく答える方法が気になるひと
税務署から突然電話がきてテンパる の巻
会社法決算も終わり、税務申告も終わり、のほほんと過ごしていたとある日。
総務部の方から電話の転送があり、出てみたら税務署。
あぁ今年もまたきたか・・・何度も応対していますが、やはり来る度にドキッとします。
うい（筆者）けしてやましいことはないのですが。
この記事で税務署からくる電話の対応方法について記載いたします。
私の実務経験から記載しますが、絶対大丈夫！ってこともいえないので
あくまでも参考としてご覧いただければ幸いです。
税務調査と行政指導
うい（筆者）税務署員の方との会話のなかで、「今回は行政指導です」 と言われて気になったので調べました。
税務調査は、調査官による法的に正式な調査であり、調査官には質問検査権があるため拒否はできません。
行政指導は、対応するかどうかは納税者次第といわれています。
ただし対応しなかった場合は怪しまれて税務調査を誘発する可能性が高いといわれています。
うい（筆者）税務署からの問合せに対応しないなんて怪しすぎますよね・・・
私には怖くてできません。
税務調査と行政指導の差はまだあります。
それは、調査、指導の結果申告漏れや誤りがあった際の罰金です。
行政指導の場合は正式な調査ではないので、申告漏れ誤りがあった際に修正申告した場合、自主的な申告として罰金は免除または軽減されます。
うい（筆者）ざっくりとしたイメージとして、税務調査のほうが重要度が高く、行政指導は税務調査よりちょっとランクが下がるものと認識しておけばＯＫそうです。
電話による調査指導の対応方法 5つのポイント
ポイントは下記の５つです。
①税務主担当がいなかったら折り返す
もし税務担当者がいない場合は、折り返すよう伝えましょう。
気を利かせて要件を聞いて伝言することは通常の実務ではよくありますが、
伝言の間違えを避けるために折り返し電話し担当者が直接要件を聞いたほうが望ましいです。
うい（筆者）顧問税理士が申告業務をすべて行っている場合は税理士にお任せしましょう。
②慌てないで冷静に質問内容をきく
突然電話がくるので何か間違いや漏れがあったかもしれないと焦りますが、冷静に応対しましょう。
なにも怪しくなくても税務署はルーティンで調査・指導を行っていることがあるので、大丈夫です。
変に慌てず落ち着いて聞き逃さないように電話に集中しましょう。
③すぐに返答しない
質問内容について即答できるような内容でもなるべくすぐに返答はしないほうがいいです。
よほど軽微な内容でしたら答えてしまってもいいと思いますが、
言い間違えや質問内容の勘違い、言った言わないになる可能性 などあります。
要件を紙に書き留めて、落ち着いて事実確認をしたあと回答を行いましょう。
④回答期限を聞く
余裕がある時期だったらすぐに取り掛かれますが、時間が無い場合は期限を聞いておきましょう。
私の経験上では、こちらから聞かないと期限をいわれないですが、聞いたら教えてもらえます。
税務署側の認識とこちらの認識が大きく乖離している場合、トラブルになりかねないので
確認しておいた方が精神衛生上いいと思います。
聞くと、大体2週間以内に みたいに言われることが多いですね。
⑤回答はFAXで行う
税務署への回答はFAXで行いましょう。
電話でも大丈夫だと思いますが、調査・指導に対する回答を書面で残しておいてほうがいいと考えられます。
言った言わないを避けるためにも、記録が残る書面回答をオススメします。
税務署に限らず官公庁全体に言えるかもしれませんが、eメールを使用していない（できない）ようです。
うい（筆者）おそらくセキュリティ上の観点からだと思いますが、もう令和ですしさすがにもうFAXはやめれば と個人的には思います。
回答書の書き方について
回答の仕方は会社ごとに異なり、正解がないと思います。
うい（筆者）私の経験上のポイントを記載しますので、参考としていただければ幸いです。
①短い文章で簡潔に記載
当たり前のことですが、FAXで送る内容は簡潔に明瞭に記載しましょう。
つい説明する際に一行が長くなりがちですが、読みにくいので短い文章を心掛けましょう。
②複雑な内容のものは図や表で説明
数値を表にしたり、関係図を書くと伝わりやすいです。
うい（筆者）手を込んだ表ではなく、簡素なものでもあると理解しやすくなりますよ。
③時系列で書く
2022年 5月 ： 〇〇のため○円の評価損計上。税務上加算調整。
のように、事実を時系列で記載すると第三者が読んだ際にわかりやすいです。
年月が記載してあると順序がはっきり分かり、ストーリーが想像しやすくなります。
④詳しく書きすぎない
個人的に最重要ポイントです。必要以上に詳しく書きすぎないようにしましょう。
詳しく書きすぎると難解になり、内容によっては新たな質問を誘発する可能性があります。
まずは表面的な内容に留め、追加で質問が来た際に詳細を説明するようにしましょう。
こちらの意図に反して思わぬところに興味を持たれる可能性があります。
調査官側の立場からしたら、知ったからには聞かざるを得ないものもあると思われます。
表面的な内容にし、自社業界の専門用語を極力使わず一般的な会計税務用語で説明を行いましょう。
回答書サンプル
上記は、いずれも追加の問合せが来ないようにするためポイントです。
回答書送信後に調査官から電話をいただくことが殆どですが、
「たいてい内容わかったため今回は終了です」 といわれることが多いです。
最後に
税務署からの電話による税務調査、行政指導の対応方法についてご紹介しました。
会社、地域、税務署により違いがあるので、一概にこれが正解です！とはいえないものですが、
過去10年程このような形で対応を行っており特に問題なく今に至っていますので参考にはなるかと思います。
わかりやすく丁寧な応対を心掛け、さくっと税務署の質問対応を終わらせ日々の実務に注力しましょう。
